Comunicación Escrita: Tipos, Ventajas Y Desventajas.

La comunicación escrita involucra cualquier tipo de interacción que haga uso de la palabra escrita. La comunicación es la clave de cualquier esfuerzo que involucre a más de una persona. Comunicarse a través de la escritura es esencial en el mundo moderno y lo es cada vez más a medida que participamos en lo que ahora se llama comúnmente la era de la información. De hecho, la comunicación escrita es la forma más común de comunicación comercial.

Es esencial para los propietarios y gerentes de pequeñas empresas desarrollar habilidades efectivas de comunicación escrita y fomentar el mismo en todos los empleados.

La era de la información ha alterado las formas en que nos comunicamos y ha puesto un énfasis creciente en las comunicaciones escritas y orales. El uso cada vez mayor de computadoras y redes de computadoras para organizar y transmitir información significa que la necesidad de habilidades de escritura competentes está aumentando.

Tipos de comunicación escrita

tipos de comunicación escrita

Hay dos tipos principales de comunicación: oral y escrita. La comunicación escrita involucra cualquier tipo de mensaje que haga uso de la palabra escrita. La comunicación escrita es la más importante y la más efectiva de cualquier modo de comunicación comercial.

Algunas de las diversas formas de comunicaciones escritas que se usan internamente para las operaciones comerciales incluyen:

  • Memos
  • Informes
  • Boletines
  • Descripciones de trabajo
  • Manuales de empleados
  • Correos electrónicos
  • Mensajes instantáneos

Los ejemplos de comunicaciones escritas que generalmente se usan con clientes u otras empresas incluyen:

  • Email
  • Sitios web de Internet
  • Letras
  • Propuestas
  • Telegramas
  • Faxes
  • Tarjetas Postales
  • Contratos
  • Anuncios
  • Folletos
  • Lanzamientos de noticias

Estructuración

Una buena estructura te ayudará a expresarte más claramente, ya sea en una disertación, un ensayo, una carta de solicitud de empleo o un CV. Las siguientes tácticas pueden ayudarlo a estructurar su escritura:

  • Aclare sus pensamientos y el propósito de su comunicación antes de comenzar a escribir. En las comunicaciones comerciales, la claridad es más importante que el estilo.
  • Identificar los puntos clave, hechos y temas
  • Decide un orden lógico para lo que tienes que decir
  • Componer una fuerte introducción y finalización. El primero hará una impresión inmediata y positiva en el lector; el segundo permanecerá en su mente después de que hayan terminado de leer
  • Use párrafos cortos y oraciones en lugar de párrafos cortos y largos. Mantenga una idea por párrafo y coloque su punto en la primera línea, luego agregue la información de respaldo.
  • Ayude a los puntos clave a destacarse mediante el uso de encabezados, subtítulos y viñetas. Esto le permitirá a su lector escanear rápidamente su mensaje para los puntos principales.

Ventajas y desventajas de la comunicación escrita

comunicación escrita

Algunas ventajas de la comunicación escrita son:

  • No es necesario el contacto personal: puede decirle a un empleado que tiene que trabajar horas extras a través de un correo electrónico en lugar de cara a cara.
  • Ahorra dinero: puede enviar un correo electrónico en lugar de llamar a larga distancia.
  • Prueba escrita: proporciona pruebas por escrito en caso de una disputa.
  • Una ventaja del uso de formas de comunicación escritas es que los mensajes escritos no tienen que ser entregados en el momento, en su lugar, pueden editarse y revisarse varias veces antes de que se envíen para que el contenido se pueda configurar al máximo.
  • Otra ventaja es que la comunicación escrita proporciona un registro permanente de los mensajes y se puede guardar para su posterior estudio. Dado que son formas de comunicación permanentes y escritas, también les permite a los destinatarios tomar más tiempo para revisar el mensaje y proporcionar comentarios apropiados. Por estas razones, las formas de comunicación escritas a menudo se consideran más apropiadas para los mensajes comerciales complejos que incluyen hechos y cifras importantes.

Algunas desventajas de la comunicación escrita son:

1. Demora en la comunicación: puede llevar un tiempo llegar al destinatario deseado.

2. Falta de secreto: una vez que está en papel, cualquiera puede leerlo.

3. Costoso: si el emisor y el receptor están sentados uno al lado del otro, usted todavía tiene que gastar dinero en papel o en el servicio de Internet.

Por ejemplo: a diferencia de la comunicación oral, en la que las impresiones y reacciones se intercambian instantáneamente, el emisor de la comunicación escrita generalmente no recibe retroalimentación inmediata a su mensaje. Esto puede ser una fuente de frustración e incertidumbre en situaciones comerciales en las que se desea una respuesta rápida. Además, los mensajes escritos a menudo toman más tiempo para redactarse, tanto por su naturaleza repleta de información como por la dificultad que tienen muchas personas para componer dicha correspondencia.

Muchas compañías, sin embargo, han adoptado una postura proactiva al abordar este último problema. Conscientes de la gran cantidad de trabajadores que luchan con sus habilidades de escritura, algunas firmas han comenzado a ofrecer cursos de escritura in situ o empleados inscritos en talleres de redacción de negocios ofrecidos por organizaciones de capacitación profesional, universidades y programas de educación comunitaria.

El Dr. Craig Hogan, un ex profesor universitario que ahora dirige una escuela en línea para escribir sobre negocios, recibe cientos de consultas cada mes de parte de gerentes y ejecutivos que solicitan ayuda para mejorar sus habilidades de escritura y las de sus empleados. El Dr. Hogan explica, en un artículo titulado “Lo que América corporativa no puede construir: una oración”, que ahora se espera que millones de personas que anteriormente no requerían escribir mucho en el trabajo escriban con frecuencia y rapidez. Según el Dr. Hogan, muchos de ellos no están a la altura de la tarea.

“El correo electrónico es una fiesta a la que los profesores de inglés no han sido invitados. Tiene compañías arrancándose los pelos “. Los resultados de la encuesta del estudio de la Comisión Nacional de Escritura respaldan esta evaluación. Descubrieron que un tercio de los empleados en las empresas “de primer orden” de la nación registran una mala redacción y necesitan instrucción de redacción.

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